Yöneticilerin Kusur Sorumluluğu ve İç Yönergenin Rolü

Profesyonel yöneticilerin en geç fark ettiği konu, sorumluluğun şirketle sınırlı olmadığıdır. Yönetim kurulu üyeleri, kanundan ve esas sözleşmeden doğan yükümlülüklerini kusurlarıyla ihlal ettiklerinde verdikleri zarardan sorumludur. Sorumluluk kişiseldir ve üyenin kendi malvarlığına uzanır.

Sorumluluğun kapsamı

Sorumluluk, yalnızca aktif olarak alınan hatalı kararlardan doğmaz. Gözetim yükümlülüğünün ihlali, yani bilinmesi gerekeni bilmemek de sorumluluk doğurabilir. Yönetim kurulu üyesi olmak, "benim alanım değildi" savunmasını tek başına geçerli kılmaz.

Bu nedenle, şirket içinde kimin neyden sorumlu olduğunun belirsiz bırakılması, yöneticiler bakımından sanılanın aksine koruyucu değil, risk artırıcı bir durumdur.

İç yönerge: ispat yükünü değiştiren belge

Riski yönetmenin en somut yolu, yönetimin devrine ilişkin bir iç yönerge hazırlamaktır.

Yönetim, esas sözleşmeye konulacak bir hükme dayanarak düzenlenen iç yönerge ile kısmen veya tamamen bir veya birkaç yönetim kurulu üyesine ya da üçüncü kişiye devredilebilir.

Devir hâlinde, devreden organ üyeleri, devralan kişilerin seçiminde makul özeni gösterdiklerini ortaya koydukları ölçüde, devredilen görevlerden doğan zararlardan sorumlu tutulmaz.

Uygulamadaki karşılığı şudur: iç yönerge bulunmayan bir şirkette, bir zarar doğduğunda tüm yönetim kurulu üyeleri savunma yapmak durumunda kalır. İç yönerge bulunan bir şirkette ise sorumluluğun kimde olduğu belgeyle ortaya konulur ve tartışma daralır.

İç yönergede bulunması gerekenler

Bir iç yönergenin işlevsel olması için şu unsurları içermesi gerekir:

• Görev dağılımı. Hangi işin hangi birime veya kişiye devredildiği.
• Yetki sınırları. Parasal limitler, imza yetkileri ve hangi işlemlerin yönetim kurulu onayına tabi olduğu.
• Raporlama. Devralan kişilerin yönetim kuruluna hangi sıklıkta ve hangi içerikle rapor vereceği.
• Gözetim mekanizması. Devredilen alanların nasıl izleneceği.
• Güncelleme. Yönergenin hangi aralıklarla gözden geçirileceği.

Son iki madde çoğu zaman atlanır. Oysa devredilen alanı hiç denetlemeyen bir yönetim kurulu, iç yönerge bulunsa dahi gözetim yükümlülüğünü ihlal etmiş sayılabilir. İç yönerge sorumluluğu ortadan kaldırmaz; onu tanımlar ve doğru kişiye yerleştirir.

Karar süreçlerinin belgelenmesi

İç yönergenin yanında, yönetim kurulu kararlarının nasıl alındığının belgelenmesi de belirleyicidir:

• Karara esas alınan bilgi ve raporların karar metninde veya ekinde belirtilmesi,
• Muhalif kalan üyelerin muhalefet şerhlerinin tutanağa geçirilmesi,
• Menfaat çatışması bulunan üyelerin görüşme ve oylamaya katılmadığının kayda geçirilmesi.

Muhalefet şerhi özellikle önemlidir: karara katılmadığını tutanağa geçirmeyen üye, o kararı almış sayılır.

Ne zaman hazırlanmalı

İç yönerge, sorun çıktıktan sonra hazırlanabilecek bir belge değildir. Geriye dönük olarak düzenlenen bir yönerge, ispat değeri taşımadığı gibi ayrıca tartışma konusu olur.

Doğru zaman, şirketin yönetim yapısının kurulduğu veya profesyonel yöneticilerin göreve başladığı andır. Mevcut yapıda böyle bir belge yoksa, hazırlanması için beklenecek bir gelişme yoktur.

Sonuç

Yönetim kurulu üyeliği, imza yetkisiyle birlikte kişisel bir risk de getirir. Bu riski ortadan kaldırmak mümkün değildir; ancak sınırlarını çizmek, kimin neyden sorumlu olduğunu belgelemek ve karar süreçlerini izlenebilir kılmak mümkündür. Bunun aracı da iç yönergedir.